سیستم اتوماسیون خوابگاهی
سیستم خوابگاهی و کنترل تردد
مدیریت امور خوابگاه ها یکی از بخشهای سیستم یاس می باشد که در آن کلیه موارد مورد نیاز واحد های خوابگاهی مانند تعریف خوابگاه ، کنترل تردد افراد ، عقد قراردادها ، موارد مالی و کلیه گزارشات گنجانده شده است. از مهمترین خصوصیات این سامانه امکان ثبت ورود و خروج (حضور و غیاب) افراد توسط کارت یا اثر انگشت می باشد که در این صورت امکان ارائه گزارش بصورت لحظه ای بر روی اینترنت یا موبایل خانواده فرد فراهم گردیده است .
دستگاه کنترل تردد خوابگاهی در دو نوع (کارتی – اثر انگشت) می باشد.
سیستم اتوماسیون خوابگاه با زیر سیستم های : اعلام حضور، کنترل تردد خوابگاه، مدیریت اسکان خوابگاه و سامانه مدیریت اموال خوابگاه شامل امکانات زیر برای مدیریت خوابگاه می باشند:
سیستم اعلام حضور:
• ثبت حضور افراد توسط اثرانگشت.
• امکان تعریف بازه زمانی مشخص جهت اعلام حضور، تعریف زمان فرجه ، تعریف زمان ثبت حضور با تاخیر.
• امکان تهیه گزارش لحظه ای از غایبین، حاضرین و حاضرین با تاخیری.
• امکان مدیریت محل اعلام حضور افراد براساس تفکیک خوابگاه¬ها.
• امکان ارسال SMS مربوط به غایبین برای مدیر سیستم و والدین (اختیاری).
سیستم کنترل تردد خوابگاه
• امکان ثبت تردد افراد (کارت، اثرانگشت)
• امکان دریافت انواع گزارش از ترددها .
• امکان نظارت آنلاین بر تردد کاربران.
• امکان کنترل تردد بوسیله گیت¬های کنترل تردد.
• امکان نمایش عکس و مشخصات افراد برروی مانیتور در زمان تردد (اختیاری). (مانیتورینگ تردد خوابگاه)
سامانه مدیریت اسکان خوابگاه (تحت وب) :
• پیش ثبت نام و ارسال مدارک افراد (تحت وب). (رزرو اینترنتی خوابگاه)
• امکان ثبت اینترنتی درخواست اتاق در خوابگاه.
• پرداخت هزینه¬های مربوط به خوابگاه تحت وب. (پرداخت اینترنتی شهریه خوابگاه)
• تهیه انواع گزارشات آماری و ریالی.
• امکان ثبت تخلفات انظباطی مربوط به خوابگاه.
• اعمال انواع تنظیمات مدیریتی مربوط به خوابگاه.
• امکان تخصیص اتاق به فرد یا گروهی از افراد (براساس ظرفیت خوابگاه) و همچنین امکان اسکان هوشمند متقاضیان.
• امکان تعریف محدودیت زمانی جهت به همراه داشتن میهمان و تعریف قیمت هرشب حضور میهمان.
سامانه مدیریت اموال خوابگاه:
• امکان تعریف کلیه اموال مربوط به خوابگاه براساس شماره اموال.
• امکان گروهبندی اموال مربوط به خوابگاه.
• امکان تخصیص و عودت فردی و گروهی اموال خوابگاه.
برخی قابلیت های اتوماسیون خوابگاهی:
- ثبت و پردازش اطلاعات مربوط به خوابگاه ها , ساختمانها ,اتاق ها , امکانات , تجهیزات و … در اتوماسیون خوابگاهی
- ثبت و پردازش اطلاعات افراد از قبیل اطلاعات افراد , رفاهی , اقامت و اسکان , تعهدات محضری و …
- اسکان هوشمند
- امکان درخواست و یا رزرو اتاق
- امکان درخواست اتاق مورد نظرتوسط افراد قبل از اسکان در خوابگاه (جهت تعیین ظرفیت خوابگاه)
- ثبت و تخصیص اموال برای هر واحد بصورت انحصاری یا اشتراکی با شماره اموال
- امکان رزرو اتاق ها برای دوره های دیگر
- امکان ثبت خسارت و دیرکرد فردی یا جمعی
- ایجاد جدول پرداخت های مالی مانند ودیعه و اجاره و غیره
- امکان ثبت وقایع روزانه خوابگاه و گزارشگیری توسط مدیریت خوابگاه
- امکان تعریف جریمه بیش از حد سنوات مجاز اقامت در خوابگاه و درصد افزایش بهای آن
- تعیین حداکثر سنوات استفاده از خوابگاه ها برحسب مقطع تحصیلی
- امکان انجام کلیه محاسبات مربوط به هزینه های اسکان و اقامت افراد بر اساس تعرفه های مصوب صندوق رفاه
- امکان درخواست تسویه حساب افراد و بررسی درخواست توسط سرپرست و مدیریت خوابگاه و صدور برگه تسویه حساب
- امکان ثبت تخلفات انظباطی
- ارائه انواع گزارشات و نمودارهای تحلیلی درباره افراد , وضعیت خوابگاه , ساختمان ها و…
- ارائه انواع گزارشات از وضعیت اسکان و عملکرد افراد در طول دوره تحصیلی
- امکان تعریف کاربران با سطح دسترسی متفاوت به بخشهای نرم افزار
- امکان تهیه فایل پشتیبان و پشتیبان گیری اتوماتیک
- قابلیت کارکرد با سیستم تردد خوابگاهی و یا مستقل از آن
- امکان ردیابی کلیه عملیات انجام شده توسط کاربران خوابگاه
درصورت استفاده از سیستم اتوماسیون خوابگاهی موارد زیر قابل استفاده خواهد شد :
- لیست حاضرین براساس اتاق
- لیست میهمانان براساس اتاق
- لیست اتاق های که بیشترین بی انظباطی را دارند
پرداخت اینترنتی
- امکان پرداخت شهریه خوابگاه از طریق اینترنت
- امکان محاسبه شهریه توسط نرم افزار
- امکان تقسیط شهریه
- امکان پرداخت شهریه بصورت نقدی ، اقساط و یا موقع تسویه حساب
- امکان ثبت و جستجو سایر پرداخت و دریافت های مرتبط با خوابگاه
- قابلیت ارائه صورتحساب و کنترل پرداخت اجاره ماهانه افراد
- امکان تعریف بانک و ثبت و جستجوی فیش های واریزی
نرم افزار کنترل تردد خوابگاهی تحت وب
برخی قابلیت ها:
- ثبت و کنترل ورود و خروج افراد
- ثبت و کنترل ورود و خروج های میهمانان خوابگاه
- ثبت و کنترل حضور و غیاب افراد در خوابگاهها با در نظر گرفتن غیبت های مجاز
- قابلیت ثبت نوع تردد افراد شامل ( دانشگاه ، خرید ، میهمانی ، تفریح و…)
- قابلیت شناسایی افراد غیر مجاز هنگام تردد و اجازه تردد به افراد میهمان
- امکان گزارش گیری های متنوع مانند تعداد ( حاضرین ، غایبین ، ترددهای ناقص و …)
- نمایش تصویری مشخصات فرد به صورت Online هنگام تردد به مسئول خوابگاه
- قابلیت گزارش گیری از تردد های فرد جهت اطلاع والدین
- امکان تعریف روزهایی که فرد در خوابگاه است
- قابلیت اتصال به نرم افزار مدیریت خوابگاه
- قابلیت عکس برداری از افراد هنگام تردد (جلوگیری از تقلب )
- امکان استفاده از سنسور اثر انگشت
- قابلیت اتصال و کنترل درب بازکن و گیت تردد
اس ام اس
- امکان اطلاع رسانی ترددها به والدین
- امکان اطلاع رسانی تخلفات انظباطی
- امکان درخواست اتاق از طریق اس ام اس
- امکان بررسی وضعیت درخواست اتاق توسط فرد
- امکان بررسی وضعیت مجاز یا غیرمجاز بودن ثبت نام
- بررسی وضعیت مالی