سیستم اتوماسیون خوابگاهی‌

سیستم خوابگاهی و کنترل تردد

مدیریت امور خوابگاه ها یکی از بخشهای سیستم یاس می باشد که در آن کلیه موارد مورد نیاز واحد های خوابگاهی مانند تعریف خوابگاه ، کنترل تردد افراد ، عقد قراردادها ، موارد مالی و کلیه گزارشات گنجانده شده است. از مهمترین خصوصیات این سامانه امکان ثبت ورود و خروج (حضور و غیاب) افراد توسط کارت یا اثر انگشت می باشد که در این صورت امکان ارائه گزارش بصورت لحظه ای بر روی اینترنت یا موبایل خانواده فرد فراهم گردیده است .

دستگاه کنترل تردد خوابگاهی در دو نوع (کارتی – اثر انگشت) می باشد.
سیستم اتوماسیون خوابگاه با زیر سیستم های : اعلام حضور، کنترل تردد خوابگاه، مدیریت اسکان خوابگاه و سامانه مدیریت اموال خوابگاه شامل امکانات زیر برای مدیریت خوابگاه می باشند:

سیستم اعلام حضور:

• ثبت حضور افراد توسط اثرانگشت.
• امکان تعریف بازه زمانی مشخص جهت اعلام حضور، تعریف زمان فرجه ، تعریف زمان ثبت حضور با تاخیر.
• امکان تهیه گزارش لحظه ای از غایبین، حاضرین و حاضرین با تاخیری.
• امکان مدیریت محل اعلام حضور افراد براساس تفکیک خوابگاه¬ها.
• امکان ارسال SMS مربوط به غایبین برای مدیر سیستم و والدین (اختیاری).

سیستم کنترل تردد خوابگاه

• امکان ثبت تردد افراد (کارت، اثرانگشت)
• امکان دریافت انواع گزارش از ترددها .
• امکان نظارت آنلاین بر تردد کاربران.
• امکان کنترل تردد بوسیله گیت¬های کنترل تردد.
• امکان نمایش عکس و مشخصات افراد برروی مانیتور در زمان تردد (اختیاری). (مانیتورینگ تردد خوابگاه)

سامانه مدیریت اسکان خوابگاه (تحت وب) :

• پیش ثبت نام و ارسال مدارک افراد (تحت وب). (رزرو اینترنتی خوابگاه)
• امکان ثبت اینترنتی درخواست اتاق در خوابگاه.
• پرداخت هزینه¬های مربوط به خوابگاه تحت وب. (پرداخت اینترنتی شهریه خوابگاه)
• تهیه انواع گزارشات آماری و ریالی.
• امکان ثبت تخلفات انظباطی مربوط به خوابگاه.
• اعمال انواع تنظیمات مدیریتی مربوط به خوابگاه.
• امکان تخصیص اتاق به فرد یا گروهی از افراد (براساس ظرفیت خوابگاه) و همچنین امکان اسکان هوشمند متقاضیان.
• امکان تعریف محدودیت زمانی جهت به همراه داشتن میهمان و تعریف قیمت هرشب حضور میهمان.

سامانه مدیریت اموال خوابگاه:

• امکان تعریف کلیه اموال مربوط به خوابگاه براساس شماره اموال.
• امکان گروهبندی اموال مربوط به خوابگاه.
• امکان تخصیص و عودت فردی و گروهی اموال خوابگاه.

برخی قابلیت های اتوماسیون خوابگاهی:

• ثبت و پردازش اطلاعات مربوط به خوابگاه ها , ساختمانها ,اتاق ها , امکانات , تجهیزات و … در اتوماسیون خوابگاهی
• ثبت و پردازش اطلاعات افراد از قبیل اطلاعات افراد , رفاهی , اقامت و اسکان , تعهدات محضری و …
• اسکان هوشمند
• امکان درخواست و یا رزرو اتاق
• امکان درخواست اتاق مورد نظرتوسط افراد قبل از اسکان در خوابگاه (جهت تعیین ظرفیت خوابگاه)
• ثبت و تخصیص اموال برای هر واحد بصورت انحصاری یا اشتراکی با شماره اموال
• امکان رزرو اتاق ها برای دوره های دیگر
• امکان ثبت خسارت و دیرکرد فردی یا جمعی
• ایجاد جدول پرداخت های مالی مانند ودیعه و اجاره و غیره
• امکان ثبت وقایع روزانه خوابگاه و گزارشگیری توسط مدیریت خوابگاه
• امکان تعریف جریمه بیش از حد سنوات مجاز اقامت در خوابگاه و درصد افزایش بهای آن
• تعیین حداکثر سنوات استفاده از خوابگاه ها برحسب مقطع تحصیلی
• امکان انجام کلیه محاسبات مربوط به هزینه های اسکان و اقامت افراد بر اساس تعرفه های مصوب صندوق رفاه
• امکان درخواست تسویه حساب افراد و بررسی درخواست توسط سرپرست و مدیریت خوابگاه و صدور برگه تسویه حساب
• امکان ثبت تخلفات انظباطی
• ارائه انواع گزارشات و نمودارهای تحلیلی درباره افراد , وضعیت خوابگاه , ساختمان ها و…
• ارائه انواع گزارشات از وضعیت اسکان و عملکرد افراد در طول دوره تحصیلی
• امکان تعریف کاربران با سطح دسترسی متفاوت به بخشهای نرم افزار
• امکان تهیه فایل پشتیبان و پشتیبان گیری اتوماتیک
• قابلیت کارکرد با سیستم تردد خوابگاهی و یا مستقل از آن
• امکان ردیابی کلیه عملیات انجام شده توسط کاربران خوابگاه

درصورت استفاده از سیستم  اتوماسیون خوابگاهی موارد زیر قابل استفاده خواهد شد :

• لیست حاضرین براساس اتاق
• لیست میهمانان براساس اتاق
• لیست اتاق های که بیشترین بی انظباطی را دارند

پرداخت اینترنتی

• امکان پرداخت شهریه خوابگاه از طریق اینترنت
• امکان محاسبه شهریه توسط نرم افزار
• امکان تقسیط شهریه
• امکان پرداخت شهریه بصورت نقدی ، اقساط و یا موقع تسویه حساب
• امکان ثبت و جستجو سایر پرداخت و دریافت های مرتبط با خوابگاه
• قابلیت ارائه صورتحساب و کنترل پرداخت اجاره ماهانه افراد
• امکان تعریف بانک و ثبت و جستجوی فیش های واریزی

نرم افزار کنترل تردد خوابگاهی تحت وب

برخی قابلیت ها:

• ثبت و کنترل ورود و خروج افراد
• ثبت و کنترل ورود و خروج های میهمانان خوابگاه
• ثبت و کنترل حضور و غیاب افراد در خوابگاهها با در نظر گرفتن غیبت های مجاز
• قابلیت ثبت نوع تردد افراد شامل ( دانشگاه ، خرید ، میهمانی ، تفریح و…)
• قابلیت شناسایی افراد غیر مجاز هنگام تردد و اجازه تردد به افراد میهمان
• امکان گزارش گیری های متنوع مانند تعداد‌ ( حاضرین ، غایبین ، ترددهای ناقص و …)
• نمایش تصویری مشخصات فرد به صورت Online هنگام تردد به مسئول خوابگاه
• قابلیت گزارش گیری از تردد های فرد جهت اطلاع والدین
• امکان تعریف روزهایی که فرد در خوابگاه است
• قابلیت اتصال به نرم افزار مدیریت خوابگاه
• قابلیت عکس برداری از افراد هنگام تردد (جلوگیری از تقلب )
• امکان استفاده از سنسور اثر انگشت
• قابلیت اتصال و کنترل درب بازکن و گیت تردد

اس ام اس

• امکان اطلاع رسانی ترددها به والدین
• امکان اطلاع رسانی تخلفات انظباطی
• امکان درخواست اتاق از طریق اس ام اس
• امکان بررسی وضعیت درخواست اتاق توسط فرد
• امکان بررسی وضعیت مجاز یا غیرمجاز بودن ثبت نام
• بررسی وضعیت مالی